Como miembros de una reunión podemos tener más o menos claros aspectos como: los objetivos de la reunión, la duración de esta, los criterios para tomar decisiones etc… Otra cosa es saber qué comportamiento realmente contribuye a la consecución de los objetivos comunes y cuál no.

Todos los miembros del equipo son responsables de regular y concretar qué comportamientos son útiles, pero el responsable último es siempre quien lidera la reunión (a menudo el responsable del equipo).

En el artículo anterior, que podéis consultar en la web, explicábamos algunos comportamientos de los saboteadores de reuniones y insistíamos en la necesidad de entender que los saboteadores creen firmemente que sus actitudes y comportamientos son facilitadores para el equipo.

En este artículo queremos listar una serie de medidas prácticas anti-sabotaje que se pueden aplicar en cualquier equipo en el que se haya identificado un saboteador.

Medidas prácticas anti-sabotaje

• Despierta la conciencia de equipo, destaca la importancia de los objetivos comunes, así como tu función: proteger el bien común.
• Explicita las reglas del juego a las reuniones. En todo equipo en funcionamiento hay reglas del juego o normas implícitas. Algunas ayudan al equipo y otras no. Por lo tanto, los responsables deben explicitar las reglas del juego que contribuyen al buen funcionamiento del equipo, consensuándolas y velando por su aplicación.Veamos algunos ejemplos:
  • Comportamientos boicoteadores: Pon sobre la mesa la reflexión sobre qué comportamientos facilitan las reuniones y cuáles las obstaculizan. Conversa con el equipo para llegar a acuerdos concretos para potenciar los facilitadores.
  • Expone la contribución al equipo: Cada miembro del equipo comparte como contribuye (p.ej. aportar ideas, escuchar al equipo…) específicamente a las reuniones. Los compañeros confirman, discrepan o añaden otras contribuciones no expresadas.

Si nos fijamos en el ejemplo de la participación, explicitar las reglas del juego se podría expresar así: «Tenemos que tomar una decisión importante y necesito vuestra participación, ya que tenéis un punto de vista único. Me gustaría que cada uno compartiera su opinión sobre este tema «.

• Sensibiliza sobre la importancia de lo que pides: Siguiendo el ejemplo propuesto: «¿Por qué es importante que en una reunión todos participemos?»
• Poner en valor los beneficios: «Si todos participamos más, las reuniones serán más amenas, las decisiones serán más efectivas y nos sentiremos más partícipes».

Reconducirlos

Tal y como hemos visto, explicitar y consensuar las reglas del juego del equipo incrementan la probabilidad de que aparezcan los comportamientos facilitadores, pero no hay una garantía al 100%.

Por lo tanto, si los saboteadores aparecen, recomendamos:

• Muestra los hechos: Cuando el cerebro emocional toma las riendas de nuestro cerebro solemos hacer juicios de valor («ya sois adultos…») y generalizaciones («Siempre, nunca, todos») y esto genera un efecto contagioso en el comportamiento del otro que probablemente nos responderá también desde su cerebro emocional. 

Mostrar los hechos significa enumerar, de la manera más objetiva posible, lo ocurrido: «Cuando os pido que participéis, estáis en silencio, os miráis unos a otros y si os pregunto directamente, me decís que no lo sabéis».

• Empatiza:

«Comprender para ser comprendido» S.R. Covey.

Si queremos ganarnos la escucha del otro y legitimarnos como emisores de un mensaje, es fundamental que entendamos de verdad el punto de vista del otro y se lo mostremos: «Ya sé que participar en un grupo no siempre es fácil y no todo el mundo se siente cómodo. A todos nos ha pasado en algún momento u otro. Ahora bien, ya veréis como poco a poco iremos abriéndonos y sintiéndonos más cómodos».

• Recuerda las reglas del juego, indaga y, si es necesario, negocia: «Ya hablamos en otra ocasión sobre la importancia de participar… ¿Qué está pasando?».Puede que los viejos hábitos perduren, que el equipo quiera pero no sepa cómo hacerlo, que el moderador haga cualquier cosa que interfiera o que se deban revisar las reglas del juego y añadir alguna condición (p.ej. Anticipar las cuestiones por correo electrónico para dar tiempo a pensar, organizar en la reunión pequeños grupos con portavoces para favorecer que las personas más tímidas se expresen…).

Espero y deseo que después de esta lectura, esperes con entusiasmo tu siguiente reunión de equipo y apliques todo lo que hemos compartido.